Privacybeleid

Welke persoonsgegevens we verwerken als je castitsignage.com bezoekt, ons een formulier stuurt of de Castit-app gebruikt, waarom we dat doen en wat je van ons kunt vragen. Geldig vanaf 12 november 2026.

Future Forward-Portstream Software & Services B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je via de formulieren op deze website stuurt (de verwerkingsverantwoordelijke). Castit is een merk van GuideLites DOO in Niš, Servië, dat het Castit-platform ontwikkelt en beheert. Wie verantwoordelijk is voor de gegevens in de Castit-app, lees je onder De Castit-app.

We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR).

• Vestigingsadres: Stationsplein 45, unit A4.004, 3013 AK Rotterdam
• KvK-nummer: 74519670
• Btw-nummer: NL859933167B01
• Vertegenwoordigd door: Dennis Groeneveld, algemeen directeur
• E-mail voor privacyvragen: info@guidelites.com

Meer over beide bedrijven staat op de pagina bedrijfsgegevens.

GuideLites DOO is gevestigd in Servië en biedt de Castit-dienst niet zelf aan mensen in de EU aan: organisaties in de EU sluiten hun overeenkomst met Future Forward-Portstream, voor wie GuideLites DOO als subverwerker werkt. Daarom heeft GuideLites DOO geen vertegenwoordiger in de EU aangewezen zoals bedoeld in artikel 27 AVG. Privacyvragen kun je altijd sturen naar info@guidelites.com.

Als je een formulier stuurt

Het contactformulier vraagt om je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, land, de reden van je bericht en het bericht zelf. Het formulier voor een demo-aanvraag vraagt om je naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, het aantal schermen en het abonnement waarin je interesse hebt. Bedrijf, land, telefoon, aantal schermen en abonnement zijn niet verplicht.

Twee van onze advertentiepagina's hebben een eigen formulier. De aanvraag van de partnerprijslijst (castitsignage.com/nl/lp/partners) vraagt wat voor bedrijf je hebt, hoeveel schermen of displays je per jaar bij klanten plaatst, waar je interesse in hebt, en je naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer. Het telefoonnummer is niet verplicht. Het Black Friday-formulier (castitsignage.com/en/special-offer) vraagt om je e-mailadres en, als je wilt, een opmerking.

We gebruiken deze gegevens om je te antwoorden, een demo in te plannen en te geven, je de partnerprijslijst en een demo-account te sturen, een aanbieding in te richten waar je om vraagt, en om op je aanvraag terug te komen. Voordat je het contactformulier of het formulier voor een demo-aanvraag verstuurt, vink je aan dat je daarmee akkoord gaat. We zetten je niet op een mailinglijst.

Je inzending wordt opgeslagen in het contentmanagementsysteem van de site, dat alleen ingelogde medewerkers van Castit kunnen openen. Ons salesteam krijgt in Slack een melding dat er een formulier binnen is, met een link ernaartoe. In die melding staan nooit je naam, je e-mailadres of je telefoonnummer. Bij een demo-aanvraag staat erin welk abonnement je koos, bij een aanvraag van de partnerprijslijst je bedrijfsnaam, het soort bedrijf en hoeveel schermen je per jaar plaatst. Een aanvraag van de partnerprijslijst gaat ook per e-mail naar sales@guidelites.com, en het Black Friday-formulier naar sales@castit.nl, allebei met alles wat je hebt ingevuld. Die e-mails gaan via Cloudflare Email Routing.

Als je de site bekijkt

Om de pagina's te tonen, verwerkt onze hostingpartij Cloudflare je IP-adres en de technische gegevens die je browser meestuurt, zoals het type browser en je voorkeurstaal. We bewaren geen logs van deze verzoeken: voor de site staat geen logging van verzoeken aan. Cloudflare verwerkt de gegevens alleen om de site te tonen en te beveiligen, als onze verwerker.

Op het hoofdadres opent de site in het Engels. Nederlands en Servisch hebben hun eigen adressen, /nl en /sr; castit.nl en castit.rs leiden daarheen, en met het taalmenu wissel je van taal.

Formulieren worden tegen spam beschermd door Cloudflare Turnstile, dat controleert of een mens het formulier verstuurt en geen bot.

Op onze advertentiepagina's

Zes pagina's zijn gemaakt voor onze advertenties en campagnemails: castitsignage.com/nl/lp/partners, /nl/lp/narrowcasting, /nl/lp/scherm, /sr/lp/chatgpt, /sr/lp/epapir en /en/special-offer. Zoekmachines tonen ze niet. Alleen op deze pagina's houden we bij wat bezoekers doen, zodat we zien welke advertenties werken. Daarvoor gebruiken we PostHog, gehost in de EU: dat de pagina is geopend en op wat voor scherm, hoe ver je scrollt en welke onderdelen in beeld komen, op welke knoppen, vragen en tabbladen je klikt, de stappen van het partnerformulier (alleen de antwoorden die je uit de lijsten kiest, nooit wat je typt), hoe lang de pagina voor je openstaat, je keuze in de cookiebanner, en de campagnelabels in de link van de advertentie (utm_source, utm_medium, utm_campaign en utm_content). Bij elke meting krijgt PostHog ook wat je browser aan elke website doorgeeft: je IP-adres, het type browser en apparaat, de schermgrootte, de taal en de pagina waar je vandaan komt. Deze meting plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser: elk bezoek krijgt een willekeurige ID die verdwijnt zodra je de pagina verlaat. Je naam, je e-mailadres, wat je typt, de zoekterm uit de link van de advertentie (utm_term) en klik-ID's van advertenties sturen we nooit naar PostHog, en van elk webadres houden we alleen de pagina zelf over. Het script van PostHog komt van jsDelivr, een openbaar netwerk voor opensourcecode, dat daarbij ook je IP-adres ziet. De meting begint zodra de pagina opent, voordat je in de cookiebanner iets kiest, en loopt ook als je alleen essentiële cookies toestaat. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om te weten welke advertenties bezoekers en aanvragen opleveren (artikel 6, lid 1, onder f AVG). De meting slaat niets op in je browser en gaat niet verder dan wat hier staat; je kunt er altijd bezwaar tegen maken via info@guidelites.com. Aanvragen via /nl/lp/partners zijn voor Future Forward-Portstream, dat ervoor verantwoordelijk is; GuideLites DOO ontvangt ze namens dit bedrijf op sales@guidelites.com.

Zet je marketing aan in de cookiebanner, dan laadt een advertentiepagina die bij een advertentie van OpenAI hoort ook de advertentiepixel van OpenAI. Die meldt OpenAI het bezoek, zodat OpenAI het aan een klik op zijn advertentie kan koppelen, en als je het formulier van de pagina verstuurt, dat er een aanvraag binnen is. Gegevens uit het formulier sturen we niet mee. Nu is dat de partnerpagina, /nl/lp/partners. Het cookiebeleid beschrijft de pixel.

Cookies, statistieken en marketing

Afgezien van de meting op de advertentiepagina's hierboven draaien analytische tags en marketingtags alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. In het cookiebeleid staat elke cookie en elke tag, en wat elke categorie doet. Je past je keuze altijd aan via Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

Dit privacybeleid geldt ook voor de Castit-app (app.castit.nl) en de Castit-players.

Je account

Als je een account aanmaakt, verwerken we je naam, e-mailadres en wachtwoord (alleen als hash opgeslagen), je rol en instellingen, en de gegevens van de organisatie waarvoor je je aanmeldt. Daarmee geven we je toegang, helpen we je als je support nodig hebt en houden we je op de hoogte van wijzigingen in de dienst. Als je de app gebruikt, leggen we vast wanneer je inlogt, met welk IP-adres, welke browser en welk apparaat, en wat je in de app doet, en we meten hoe de app wordt gebruikt. Neem je contact op met support, dan bewaren we je contactgegevens en wat je ons schrijft.

Schermen en players

Een player stuurt ons wat nodig is om hem te laten draaien en te ondersteunen: de apparaat-ID, het IP-adres, de status en uptime, en de logs en foutmeldingen. Players verzamelen hun locatie niet. De enige locatie die we bewaren, is het adres dat een gebruiker voor een scherm invult.

Content die je organisatie beheert

Je organisatie bepaalt wat er op haar schermen staat, welke apps ze gebruikt en wie een account krijgt. Content en apps kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen en foto's uit de Microsoft 365- of Google Workspace-omgeving van je organisatie, ruimtereserveringen, klasgegevens of verjaardagen. Camera-apps tonen alleen een livebeeld, dat niet wordt opgeslagen. Castit gebruikt geen gezichtsherkenning, publieksmeting of profilering van mensen voor een scherm.

Wie verantwoordelijk is voor de gegevens in de app

Voor die content, en voor de gegevens van haar eigen mensen in de app, is je organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens worden in haar opdracht verwerkt:

• Voor klanten met een overeenkomst met Future Forward-Portstream Software & Services B.V. is Future Forward-Portstream de verwerker, met GuideLites DOO, dat het platform ontwikkelt en beheert, als subverwerker.
• Voor klanten met een overeenkomst met GuideLites DOO is GuideLites DOO de verwerker.

Met welk bedrijf je organisatie de overeenkomst heeft, hangt af van waar ze zit; zie bedrijfsgegevens.

Hoe die gegevens worden verwerkt, staat in een verwerkersovereenkomst. Klanten krijgen die bij hun contract; ze wordt niet op deze site gepubliceerd.

Waar de data wordt gehost

De data wordt gehost in de EU. app.castit.nl draait bij Hetzner in Duitsland: de database, de bestanden, de back-ups en de uitgaande e-mail. Amazon Web Services in Ierland wordt alleen gebruikt om video's om te zetten en bewaart niets. Welke bedrijven erbij betrokken zijn, staat onder Wie je gegevens nog meer verwerkt.

• Je toestemming: het contactformulier en het formulier voor een demo-aanvraag, en analytische cookies en marketingcookies en -tags, ook de advertentiepixel van OpenAI op de advertentiepagina's. Je kunt die toestemming altijd intrekken. Wat we daarvoor deden, blijft rechtmatig.
• Een overeenkomst met jou of je organisatie, of stappen die je vóór een overeenkomst vraagt: de Castit-app en de accounts, en de aanvraag van de partnerprijslijst en het Black Friday-formulier op de advertentiepagina's.
• Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige site en bij weten welke advertenties werken: pagina's tonen, formulieren vrijhouden van spam, essentiële cookies en bezoeken aan de advertentiepagina's meten zonder cookies.
• Een wettelijke plicht: bijvoorbeeld facturen bewaren zoals de belastingwet voorschrijft.

We delen persoonsgegevens alleen met bedrijven die ons helpen de site en de dienst te laten draaien, onder afspraken die hen verplichten die gegevens te beschermen, of als de wet dat eist. We verkopen geen persoonsgegevens.

Deze website

• Cloudflare: host deze site en de database ervan, voert de spamcontrole op formulieren uit, en verstuurt de e-mail waarmee sales een aanvraag van de partnerprijslijst of het Black Friday-formulier krijgt (Email Routing).
• Slack, Verenigde Staten: meldt ons salesteam dat er een formulier binnen is, zoals hierboven beschreven.
• PostHog, gehost in de EU: meet bezoeken aan de advertentiepagina's, zonder cookies, en, alleen als je analytisch toestaat in de cookiebanner, hoe de rest van de site wordt gebruikt.
• jsDelivr: levert het script van PostHog aan de advertentiepagina's.
• Google: Google Tag Manager, dat de analytische tags laadt, pas nadat je in de cookiebanner toestemming geeft.
• Ahrefs, Singapore: Ahrefs Web Analytics telt bezoeken en bekeken pagina's, zonder cookies, alleen als je analytisch toestaat.
• OpenAI: de advertentiepixel op advertentiepagina's die bij een advertentie van OpenAI horen, en pas nadat je in de cookiebanner marketing aanzet.

De Castit-app

GuideLites DOO, dat de app beheert, werkt met deze bedrijven:

• Hetzner Online GmbH, Duitsland: hosting, de database, opslag van bestanden, back-ups en uitgaande e-mail (SMTP)
• Amazon Web Services, Ierland: alleen het omzetten van video's. Omgezette bestanden worden van AWS verwijderd zodra ze naar Hetzner zijn teruggekopieerd.
• PostHog, gehost in de EU: gebruiksstatistieken van de app
• Twilio SendGrid, Verenigde Staten: transactionele e-mail en controle van e-mailadressen
• Google, Verenigde Staten: pushmeldingen (Firebase Cloud Messaging), adressen van schermen (Google Maps Platform) en vertaling van tekst die in de app wordt geschreven (Gemini API, op het betaalde abonnement van Google: Google is daarbij onze verwerker en gebruikt de tekst niet om zijn producten te verbeteren)
• SmartBear Bugsnag, Verenigde Staten: foutmonitoring van players
• Slack, Verenigde Staten: interne meldingen aan medewerkers van GuideLites, zoals supportverzoeken
• ActiveCollab, Verenigde Staten en Canada, met een back-up in Frankrijk: intern takenbeheer, ook taken die uit player-logs worden aangemaakt
• Google Workspace (Google Ireland): e-mail en documenten voor support
• Future Forward DOO Niš, Servië: softwareontwikkeling, onderhoud en support

Doorgifte buiten de EU

GuideLites DOO en Future Forward DOO Niš werken vanuit Servië met de gegevens van de app, voor support, onderhoud en beheer. Een deel van de bedrijven hierboven zit in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften gelden de standaardcontractbepalingen van de EU, en het EU-VS Data Privacy Framework als het bedrijf daaronder gecertificeerd is.

• Formulieren: maximaal twee jaar na ons laatste contact met je over de aanvraag; daarna verwijderen we ze uit de database van de site en uit de sales-mailboxen.
• Metingen op de advertentiepagina's, in PostHog: maximaal 7 jaar (de bewaartermijn van PostHog voor ons abonnement), daarna automatisch verwijderd.
• Accounts in de app en hun content: zolang het account bestaat. Je organisatie bepaalt wat ze in de app bewaart of verwijdert. Wordt het account opgeheven of loopt het contract af, dan worden de gegevens binnen 45 dagen verwijderd.
• Logs met IP-adressen (inloggen, activiteit in de app en player-logs): zolang het account bestaat. Ze worden samen met het account verwijderd, uiterlijk 45 dagen nadat het is beëindigd.
• Back-ups: elke dag gemaakt, alleen bij Hetzner bewaard en na uiterlijk 14 dagen verwijderd. Verwijderde gegevens zijn binnen 14 dagen ook uit de back-ups verdwenen.
• Analytische cookies en marketingcookies: zo lang als het cookiebeleid per cookie aangeeft.
• Facturen en contracten: zo lang als de belasting- en boekhoudregels voorschrijven.

Je hebt het recht om:

• te horen welke gegevens we over je hebben, en er een kopie van te krijgen
• onjuiste of verouderde gegevens te laten corrigeren
• je gegevens te laten verwijderen
• het gebruik ervan te laten beperken, of bezwaar te maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang
• je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen, of ze naar een andere organisatie te laten sturen
• een gegeven toestemming in te trekken

Mail naar info@guidelites.com. We kunnen je vragen te bevestigen dat jij het bent voordat we iets doen. Je krijgt binnen 30 dagen antwoord.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Servische toezichthouder, de Commissaris voor informatie van openbaar belang en bescherming van persoonsgegevens (Poverenik), Bulevar kralja Aleksandra 15, 11000 Belgrado, office@poverenik.rs, +381 11 3408 900. Woon je in de EU, dan kun je ook terecht bij de toezichthouder in je eigen land. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

De site werkt alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS). Formulieren worden bewaard in de eigen database van de site, die alleen ingelogde medewerkers kunnen openen, en alleen wie de gegevens voor zijn werk nodig heeft, kan erbij.

Denk je dat je gegevens bij ons niet veilig zijn, of krijg je namens Castit een e-mail waarin om je wachtwoord wordt gevraagd? Laat het ons weten via info@guidelites.com. We vragen nooit per e-mail om je wachtwoord.