Većina problema sa digital signage-om ne nastaje na samim ekranima. Nastaju iza scene, kada previše ljudi ima pristup istom CMS-u, a niko zapravo ne zna ko je šta postavio uživo. Pogrešan logo na ekranu u predvorju, zastarela promocija koja se vrti tri dana, ekran u sali za sastanke koji prikazuje brojeve iz prošlog kvartala u trenutku kada stiže klijent. Takve sitne greške dešavaju se mnogo češće nego što timovi priznaju, i gotovo uvek vode ka istom uzroku: svi koji rade u CMS-u imaju isti nivo pristupa.
Napori oko interne komunikacije često ne uspevaju, a veliki deo razloga leži u nejasnom vlasništvu nad procesima i nedostatku odobravanja. Kada vaš digital signage softver na isti način tretira marketing menadžera i pripravnika, na kraju ili sve previše zaključate (sporo) ili sve previše otvorite (rizično). Ni jedno ni drugo ne odgovara kompaniji koja vodi ekrane kroz više odeljenja, lokacija ili zemalja.
Upravo to rešavamo novim opcijama u Castit-u. Dodali smo uloge sa različitim nivoima dozvola i tok rada sa nacrtima i objavljivanjem unutar Castit CMS-a, kako bi timovi mogli da podele odgovornosti, zaštite ono što ide uživo i pri tom zadrže brzinu rada.
Šta je novo u Castit-u: kratak pregled
Castit sada podržava tri tipa korisnika, svaki sa jasno definisanim nivoom pristupa:
- Admin. Vodi nalog. Vidi sve kroz sva odeljenja, upravlja korisnicima i uvek može direktno da objavi sadržaj na ekranima.
- Član. Radi u okviru odeljenja kojem pripada. Može da uređuje ekrane za koje je zadužen, ali se njegove izmene čuvaju kao nacrti koji čekaju odobrenje.
- Član sa pravom objavljivanja (Moderator). Isti opseg kao i običan član, ali njegove izmene odmah idu uživo. To se podešava jednostavnim moderator čekboksom u podešavanjima korisnika.
Pored ovih uloga, admini sada mogu da organizuju ekrane u odeljenja i uključe radni tok sa nacrtima i objavljivanjem za celu organizaciju. Obe opcije su opcione i mogu se uključiti ili isključiti u zavisnosti od toga kako vaš tim radi.
Gde se sve ovo nalazi: Dozvole i tok rada
Sve što se tiče novog sistema dozvola nalazi se u sekciji Podešavanja u levom meniju, pod karticom Dozvole i tok rada. Ovde admini odlučuju kako njihova organizacija funkcioniše unutar CMS-a.
Postoje dve glavne kontrole, koje rade nezavisno jedna od druge.
Organizovanje ekrana po odeljenjima
Prvi prekidač omogućava da grupišete ekrane po timovima, lokacijama ili funkciji. Kada ga uključite, članovi vide samo ekrane koji pripadaju odeljenjima u kojima se nalaze. Admini i moderatori i dalje vide sve ekrane na celom nalogu, pri čemu svaki nosi malu oznaku odeljenja, tako da je lako pratiti šta gde stoji.
Kada prvi put uključite odeljenja, svi postojeći ekrani se automatski grupišu pod podrazumevano odeljenje. Odatle ga možete preimenovati, kreirati nova odeljenja i raspoređivati ekrane i članove prema tome kako vaša organizacija zaista funkcioniše. Maloprodajna kompanija može sve podeliti po regijama. Korporativna kancelarija po spratovima ili funkcijama: HR, marketing, recepcija, sale za sastanke. Škola po zgradama.
Ako kasnije isključite prekidač, svi ekrani ponovo postaju vidljivi svima. Odeljenja se sakrivaju, ali ne brišu, pa ih u svakom trenutku možete ponovo uključiti bez gubitka strukture.
Odobravanje izmena pre nego što odu uživo
Drugi prekidač aktivira tok rada sa nacrtima i objavljivanjem. Kada je uključen, članovi koji nemaju pravo objavljivanja čuvaju svoj rad kao nacrte umesto da izmene odmah šalju na plejere. Ekrani i dalje prikazuju ono što je trenutno uživo sve dok neko sa pravom objavljivanja ne otvori nacrt, pregleda ga i odluči da li će ga objaviti ili odbaciti.
Admini odlučuju ko ima pravo objavljivanja preko kartice Članovi, jednostavnim da/ne prekidačem. To znači da mlađi član tima može da priprema dnevne izmene sadržaja, dok stariji kolega brzo proveri sve pre nego što stigne na sam digital signage ekran.
Kada se ova opcija isključi, sve izmene odmah idu uživo, a svi nacrti koji čekaju se odbacuju, uz prethodno upozorenje.
Upravljanje korisnicima i članovima u Castit-u
Upravljanje korisnicima dobilo je svoje mesto. U levom meniju, ispod sekcije Podešavanja, sada se nalazi nova sekcija Korisnički nalog sa tri stavke: Moj profil (opšte informacije o vašem nalogu, premešteno iz sekcije Podešavanja, Članovi i Odeljenja. Kartica Članovi je mesto na kom vidite i kontrolišete ko radi unutar vašeg naloga.
Za svakog korisnika vidite ime, mejl adresu, ulogu, odeljenja kojima pripada, da li može da objavljuje, kada je dodat i kada je poslednji put bio aktivan. Dugme "može da objavi" je odmah u redu, pa unapređenje člana u moderatora traje jedan klik. Dugmad za izmene i brisanje stoje na kraju svakog reda za brze prilagodbe.
Da biste dodali nekog novog na nalog, kliknite na Dodaj novog korisnika ispod liste. Unesete ime i prezime, mejl adresu, čekirate moderator čekboks ako treba da ima pravo objavljivanja i sačuvate. Pristup dobijaju odmah.
Kartica odeljenja
Unutar iste sekcije Korisnički nalog u levom meniju nalazi se i kartica Odeljenja. Ovde podešavate samu strukturu jednom kada uključite odeljenja.
Po pravilu, svaki ekran inicijalno ide u podrazumevano odeljenje. Iz kartice Odeljenja vidite svako odeljenje sa nazivom, brojem ekrana koji se u njemu nalaze i brojem članova koji su mu dodeljeni. Dugmad za izmene i brisanje pored svakog vam omogućavaju da brzo prilagodite sve.
Kada kliknete na neko određeno odeljenje, otvaraju se dve kartice:
- Dodeli članove. Lista svih članova na nalogu. Birate one koji pripadaju ovom odeljenju i odlučujete da li svaki od njih može da objavljuje. Sačuvate izmene i to je to.
- Ekrani. Lista svih ekrana, iz koje birate one koji pripadaju ovom odeljenju.
Bitno je napomenuti: jedan ekran može biti u samo jednom odeljenju u datom trenutku. Tako vlasništvo ostaje jasno i izbegavate situacije u kojima dva tima misle da su zadužena za isti digital signage ekran.
Šta se menja u sekciji Ekrani
U sekciji Ekrani u levom meniju, vaši ekrani sada nose i nekoliko novih vizuelnih oznaka, pored već postojećih tagova i online/offline statusa.
Prva je oznaka odeljenja, koja pokazuje kojem odeljenju ekran pripada. Druga je oznaka nacrta (draft), koja se pojavljuje kada ekran ima neobjavljene izmene koje čekaju pregled. Obe oznake olakšavaju da na prvi pogled vidite šta gde stoji i šta zahteva pažnju.
Kada kliknete na pojedinačan ekran sa neobjavljenim izmenama, vidite jasnu napomenu da ekran ima neobjavljene izmene, kao i dva dugmeta: Objavi i Odbaci draft. Bez nepotrebnog traženja i nagađanja da li je izmena prošla ili nije.
Zašto je ovo bitno za digital signage timove
Što je organizacija veća, to upravljanje sadržajem na digital signage-u postaje komplikovanije. Kompanija koja raste možda počne sa jednom osobom koja vodi sve ekrane, ali već za godinu dana imate marketing tim koji postavlja kampanje, HR koji ažurira interne poruke, recepciju koja upravlja ekranima za posetioce i lokalne menadžere koji vode sadržaj u različitim kancelarijama. Bez pravog sistema upravljanja dozvolama, svaka izmena je potencijalna greška.
Jasno vlasništvo
Sigurna objava sadržaja
Brzina bez haosa
Jasna odgovornost
Prostor za rast
Bez enterprise paketa
Evo šta vam novi sistem donosi:
- Jasno vlasništvo. Članovi se fokusiraju na ekrane do kojih im je zaista stalo. Bez šuma, bez nepotrebne gužve, bez slučajnog uređivanja ekrana u drugoj kancelariji.
- Sigurnosna mreža za sadržaj uživo. Radni tok sa nacrtima i objavljivanjem znači da ništa ne stiže na ekran dok neko sa odgovarajućim ovlašćenjem ne da zeleno svetlo. Kucačke greške, polomljen prelom i zastarele informacije se hvataju pre nego što ih publika vidi.
- Brzina bez haosa. Pouzdani članovi tima zadržavaju pravo direktnog objavljivanja, pa hitne izmene ne stoje i ne čekaju odobrenje. Tok rada se prilagođava onolikoj kontroli koliko vam zaista treba.
- Jasna odgovornost. Kada nešto pođe naopako, znate ko je šta uredio i ko je to odobrio. Takva preglednost je jako bitna kada vodite digital signage sistem na više lokacija.
- Prostor za rast. Bilo da imate pet ili pet stotina ekrana, ista struktura funkcioniše. Možete krenuti jednostavno i dodavati odeljenja i korake odobravanja kako vaš tim raste.
Kod organizacija koje koriste cloud-based digital signage, ovakva struktura obično nedostaje ili je dostupna samo na enterprise paketima. Mi smo je ugradili direktno u Castit, jer smatramo da svaki tim koji vodi ekrane, bilo veliki ili mali, zaslužuje CMS koji poštuje način na koji prave organizacije zaista rade.
Iskoristite nove opcije u Castit-u
Ako već koristite Castit, nove uloge, dozvole i tok rada sa nacrtima dostupni su odmah. Otvorite CMS, idite u Podešavanjai pogledajte karticu Dozvole i tok rada. Opcije možete uključiti kada vaš tim bude spreman, a isključiti ih ako se predomislite.
Ako ste novi u Castit-u i tražite digital signage platformu koja bez problema podržava više korisnika i lokacija, rado ćemo vas provesti kroz sve. Zakažite demo ili nas kontaktirajte i pokazaćemo vam kako novi sistem funkcioniše baš za vaš slučaj.