Pojednostavljena komunikacija za opštinsku rekreativnu organizaciju

Izazov

Ova opštinska organizacija za rekreaciju vodi dva javna bazena. Časovi plivanja, plivanje po stazama, rekreativno plivanje i klupske aktivnosti popunjavaju nedelju, a ljudi koji sve to drže u pokretu, od menadžera bazena i instruktora do spasilaca i osoblja na recepciji, retko sede za stolom.

Informacije su do njih stizale preko odštampanih obaveštenja na oglasnoj tabli i mejlova na zajedničke adrese zaposlenih. Ko provodi smenu pored bazena, mejlove ne čita. Odštampani rasporedi zastarevali su čim bi se smena promenila. A pošto je svaki bazen ažurirao svoju tablu svojim tempom, dve lokacije retko su govorile isto. Isti problemi stalno su se vraćali:

• Zaposleni su dolazili u smenu bez jasne slike o rasporedu časova, rezervacijama staza ili o tome ko radi.
• Vest o iznenadnom odsustvu ili promeni u radu bazena sporo je stizala do onih kojima je bila najpotrebnija.
• Svaka izmena morala je da se uradi na licu mesta, na svakoj lokaciji, jer upravljanje na daljinu nije postojalo.
• Organizacija je želela da kasnije može da doda nove objekte bez pravljenja sistema iz početka.

Važno je bilo i vreme. Ono utiče na plivanje napolju i na neke programe, a bez brzog načina da se prognoza prikaže na licu mesta, odluke su se donosile sporije nego što treba.

Šta koriste

Organizacija je u prostoriju za zaposlene svakog bazena postavila po jedan ekran, svaki sa media plejerom napravljenim za neprekidan rad, na kom radi Castit. Ekrani na jednom mestu okupljaju sve što zaposlenima treba:

• rasporede smena i obaveštenja za zaposlene, poput bolovanja,
• kalendar časova plivanja i planirane aktivnosti,
• vremensku prognozu uživo, traku sa vestima i opšta obaveštenja.

Sadržaj može da se uredi u vizuelnom identitetu organizacije, sa slikama, video zapisima i aplikacijama jedno pored drugog. Informacije za posetioce, recimo najava vaterpolo klinike, mogu da se prikažu i na ekranima u javnim delovima bazena kada za to ima potrebe.

Kako se upravlja

Oba ekrana vode se sa jednog Castit kontrolnog panela. Menadžer ažurira oba bazena odjednom, sa bilo kog uređaja sa internetom, i izmena je na ekranima za nekoliko sekundi. Niko više ne štampa, ne kači papire i ne vozi se između bazena da bi istakao obaveštenje.

Rezultat

• Bolje informisani zaposleni. Spasioci i instruktori vide raspored za taj dan, eventualna odsustva i važna obaveštenja čim uđu u prostoriju za zaposlene.
• Brža reakcija. Kada se neko javi da je bolestan, izmena je za nekoliko sekundi na obe lokacije, pa se zamena brže organizuje. Promene zbog vremena idu istim kanalom.
• Manje ručne komunikacije. Sadržaj se pravi jednom, objavljuje centralno i prikazuje na obe lokacije, pa organizacija svoje zaposlene obaveštava brže i profesionalnije.
• Isti izgled na oba bazena. Bilo da neko radi u jednom objektu ili pokriva smenu u drugom, informacije izgledaju i ponašaju se isto.

Mogućnost da se dodaju nove lokacije bez prepravljanja celog sistema bila je ključna za odluku. Organizacija sada razmatra i treću lokaciju, koja bi radila sa istog kontrolnog panela.

Pogledajte kako Castit drži internu komunikaciju u pokretu za timove koji retko sede za stolom.