Gestroomlijnde communicatie voor een gemeentelijke recreatieorganisatie

De uitdaging

Deze gemeentelijke recreatieorganisatie beheert twee openbare zwembaden. Zwemles, baantjeszwemmen, recreatief zwemmen en clubactiviteiten vullen de week, en de mensen die alles draaiende houden, van bedrijfsleiders en zweminstructeurs tot badmeesters en baliemedewerkers, zitten zelden achter een bureau.

Informatie bereikte hen via geprinte mededelingen op het prikbord en e-mails naar gedeelde personeelsaccounts. Wie zijn dienst aan de badrand doorbrengt, leest die e-mails niet. Geprinte roosters waren verouderd zodra een dienst werd overgedragen. En omdat elk zwembad zijn eigen bord bijhield, in zijn eigen tempo, vertelden de twee locaties zelden hetzelfde verhaal. Steeds kwamen dezelfde problemen terug:

• Medewerkers begonnen aan hun dienst zonder helder beeld van het lesrooster, de baanreserveringen of wie er dienst had.
• Een last-minute ziekmelding of een wijziging in het zwembad bereikte de mensen die het moesten weten te laat.
• Elke update moest per locatie ter plekke gebeuren, want op afstand beheren kon niet.
• De organisatie wilde later locaties kunnen toevoegen zonder het systeem opnieuw op te bouwen.

Ook het weer telde mee. Dat heeft invloed op buitenzwemmen en op sommige programma's, en zonder snelle manier om het ter plekke te tonen, duurden beslissingen langer dan nodig.

Wat er draait

De organisatie zet Castit in voor narrowcasting naar de eigen medewerkers: in de personeelsruimte van elk zwembad hangt een scherm, elk met een media player die gebouwd is voor continu gebruik. De schermen brengen samen wat medewerkers in één oogopslag nodig hebben:

• dienstroosters en personeelsupdates, zoals ziekmeldingen,
• de zwemlesagenda en geplande activiteiten,
• het actuele weer, een nieuwsticker en algemene mededelingen.

De content kan in de eigen huisstijl worden opgemaakt, met afbeeldingen, video's en apps naast elkaar. Informatie voor bezoekers, zoals de aankondiging van een waterpoloclinic, kan ook op schermen in de publieke ruimtes van een zwembad, als dat relevant is.

Zo wordt het beheerd

Beide schermen worden beheerd vanuit één Castit-dashboard. Een leidinggevende werkt beide zwembaden tegelijk bij, vanaf elk apparaat met internet, en binnen enkele seconden staat de wijziging op de schermen. Niemand hoeft nog te printen, te prikken of tussen de zwembaden heen en weer te rijden om een mededeling op te hangen.

Het resultaat

• Beter geïnformeerde medewerkers. Badmeesters en instructeurs zien het dagrooster, eventuele afwezigen en de relevante mededelingen zodra ze de personeelsruimte binnenlopen.
• Sneller schakelen. Meldt iemand zich ziek, dan staat de update binnen seconden op beide locaties, zodat vervanging sneller geregeld is. Wijzigingen door het weer lopen via hetzelfde kanaal.
• Minder handmatige communicatie. Content wordt één keer gemaakt, centraal gepubliceerd en op beide locaties getoond. Zo informeert de organisatie haar medewerkers sneller en professioneler.
• Eén uitstraling in beide zwembaden. Of iemand nu op de ene locatie werkt of een dienst op de andere overneemt, de informatie ziet er hetzelfde uit en werkt hetzelfde.

Dat er locaties bij kunnen zonder het systeem om te gooien, was een belangrijke reden voor de keuze. De organisatie overweegt nu een derde locatie, die vanuit hetzelfde dashboard zou draaien.

Bekijk hoe Castit interne communicatie op gang houdt voor teams die zelden achter een bureau zitten.