Consistente personeelscommunicatie op twee locaties voor een jeugdbeschermingsorganisatie

De uitdaging

Deze non-profitorganisatie voor jeugdbescherming werkt met kinderen en jongeren die in een onveilige situatie opgroeien. De jeugdbeschermers zitten verspreid over twee kantoren, en op beide locaties komen elke dag cliënten en bezoekers binnen.

De communicatie liep via de bekende mix van e-mail en geprinte posters. Dat werkte, maar niet goed. E-mails raakten ondergesneeuwd. Posters raakten verouderd en werden zelden op tijd vervangen. Wat medewerkers op het ene kantoor zagen, was niet altijd wat ze op het andere zagen, en alles actueel houden kostte meer tijd dan een druk team eraan kwijt kon.

Voor bezoekers was het nog lastiger. Wie op een van de kantoren aankwam, vaak in een stressvolle situatie, vond tijdens het wachten weinig bruikbare informatie. Er was geen vaste manier om mensen welkom te heten, updates te delen of praktische zaken te laten zien, zoals openingstijden en contactgegevens. Daarnaast zocht de organisatie een kanaal om haar interne programma's onder de aandacht te brengen, waaronder haar eigen trainingsplatform, zonder de toch al volle inbox nog voller te maken.

Wat er draait

De organisatie koos Castit voor narrowcasting op haar kantoren en installeerde negen players verspreid over de twee kantoren, allemaal met een Professional-licentie. De schermen hangen op twee soorten plekken:

• Bij de koffiehoeken, waar medewerkers in de loop van de dag langskomen.
• In de wachtruimtes, waar cliënten en bezoekers op hun afspraak wachten.

De schermen voor bezoekers zijn los ingericht van die voor medewerkers, zodat iedereen ziet wat voor hem relevant is. De content loopt van welkomstberichten, kantoorinformatie, sluitingstijden en contactgegevens tot nieuws uit de organisatie en de regio, aankondigingen van diensten en programma's, community-content en het weer. De playlists combineren stilstaande beelden, animaties, video's en live apps die zichzelf bijwerken.

Dure, merkgebonden hardware was niet nodig. Castit draait op standaardapparatuur, en dat hield de opstartkosten beheersbaar.

Zo wordt het beheerd

Alle negen players worden centraal beheerd vanuit het Castit-dashboard in de cloud. Content maak je, pas je aan en publiceer je op afstand. Niemand hoeft dus op locatie te zijn om iets te veranderen, en een update staat binnen enkele seconden op beide kantoren live. Nieuws publiceren betekent niet langer posters afstemmen tussen twee gebouwen: het gebeurt één keer, vanaf één plek.

Het resultaat

• Minder mail, bijna geen posters meer. Er gaan minder losse e-mails rond, en geprinte posters zijn grotendeels overbodig geworden.
• Nieuws valt op. Mededelingen bereiken mensen gewoon doordat ze zichtbaar zijn op de plekken waar medewerkers en bezoekers toch al komen.
• Op beide kantoren dezelfde uitstraling. Beide locaties communiceren nu via één vaste, herkenbare en professionele layout. Dat wekt vertrouwen, bij medewerkers en bij de mensen die binnenkomen.
• Tijdwinst. Updates gebeuren één keer, op afstand, en staan meteen live. De organisatie noemt de tijdwinst aanzienlijk.

Wat ze het meest waardeert, is eigenlijk heel nuchter: centraal beheer, flexibele content, een professionele uitstraling en geen dure hardware. Ze zou Castit aanraden om het gebruiksgemak, de professionele uitstraling en de betaalbaarheid.

Bekijk hoe Castit interne communicatie over meerdere locaties regelt.