Dosledna komunikacija sa osobljem na dve lokacije za organizaciju za zaštitu dece

Izazov

Ova neprofitna organizacija za zaštitu dece radi sa decom i mladima koji odrastaju u nebezbednim okolnostima. Njeni stručni radnici raspoređeni su u dve kancelarije, a u obe svakog dana dolaze klijenti i posetioci.

Komunikacija se oslanjala na poznatu kombinaciju mejlova i odštampanih postera. Funkcionisalo je, ali ne baš dobro. Mejlovi su se gubili u gomili. Posteri su zastarevali i retko su menjani na vreme. Ono što su zaposleni videli u jednoj kancelariji nije uvek bilo isto kao u drugoj, a da sve bude ažurno tražilo je više vremena nego što je zauzet tim mogao da odvoji.

Posetiocima je bilo još teže. Ljudi koji dolaze u kancelarije, često u stresnim okolnostima, dok čekaju nisu imali gde da pročitaju nešto korisno. Nije postojao ujednačen način da im se poželi dobrodošlica, prenesu novosti ili pokažu praktične stvari poput radnog vremena i kontakata. Organizacija je uz to tražila kanal da predstavi svoje interne programe, uključujući sopstvenu platformu za obuku, a da ne zatrpava ionako prepunu poštu.

Šta koriste

Organizacija je izabrala Castit i postavila devet plejera u dve kancelarije, sve sa Professional licencom. Ekrani stoje na dve vrste mesta:

• Kod kutaka za kafu, pored kojih zaposleni prolaze tokom dana.
• U čekaonicama, gde klijenti i posetioci čekaju na termin.

Ekrani za posetioce podešeni su odvojeno od ekrana za zaposlene, pa svako vidi ono što je za njega važno. Sadržaj ide od poruka dobrodošlice, informacija o kancelariji, vremena zatvaranja i kontakata do vesti iz organizacije i okruženja, najava usluga i programa, sadržaja iz zajednice i vremenske prognoze. Plejliste kombinuju statične slike, animacije, video zapise i aplikacije uživo koje se same osvežavaju.

Skup namenski hardver nije bio potreban. Castit radi na standardnim uređajima, pa su troškovi postavke ostali pod kontrolom.

Kako se upravlja

Svih devet plejera vodi se centralno, sa Castit kontrolnog panela preko interneta. Sadržaj se pravi, menja i objavljuje na daljinu. Niko ne mora da bude na licu mesta da bi nešto promenio, a izmena je za nekoliko sekundi vidljiva u obe kancelarije. Objavljivanje vesti više ne znači usklađivanje postera između dve zgrade: radi se jednom, sa jednog mesta.

Rezultat

• Manje mejlova, posteri gotovo nestali. Šalje se manje pojedinačnih mejlova, a odštampani posteri uglavnom više nisu potrebni.
• Vesti se primećuju. Obaveštenja stižu do ljudi samim tim što su vidljiva tamo gde zaposleni i posetioci ionako provode vreme.
• Isti izgled u obe kancelarije. Obe lokacije sada komuniciraju kroz isti, prepoznatljiv i profesionalan izgled, što gradi poverenje i kod zaposlenih i kod ljudi koji dolaze.
• Ušteda vremena. Izmene se rade jednom, na daljinu, i odmah su vidljive. Organizacija kaže da je ušteda vremena značajna.

Ono što najviše ceni sasvim je prizemno: centralno upravljanje, fleksibilan sadržaj, profesionalan izgled i to što nije potreban skup hardver. Castit bi preporučila zbog jednostavnosti korišćenja, profesionalnog izgleda i pristupačne cene.

Pogledajte kako Castit rešava internu komunikaciju na više lokacija.